Las cuentas anuales son al calendario fiscal lo que la inspección técnica es para un vehículo: obligatorias, necesarias y que, si se pasan por alto, pueden dejarte tirado en el arcén. Para el órgano de administración de una empresa, no presentar la documentación que conforma las Cuentas Anuales o presentarlo más tarde del plazo establecido no solo implica un descuido, sino que puede acarrear consecuencias legales para la sociedad, a menudo ignoradas de un problema que ya ha echado raíces.

El artículo 279 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, es el que regula la obligación de presentar todos los documentos que conforman un depósito de Cuentas Anuales que tienen los administradores de la sociedad para su correspondiente calificación por parte del Registrador.

Si bien es cierto que, desde el exterior, puede parecer una obligación de fácil cumplimiento ya que se repite cada año, y es considerada una de las gestiones más relevantes dentro de la existencia de la sociedad mercantil y de la evaluación de la gestión del órgano de administración de una sociedad, hay determinadas situaciones que pueden darse desde un punto de vista mercantil, societario e incluso familiar que pueden poner en riesgo el cumplimiento en tiempo y forma de dicho deber.

En estos casos, es dónde hace su aparición en escena el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC, de ahora en adelante), dado que es el órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad, supervisión contable y revisión de la auditoría de cuentas. Y, entre otras muchas funciones, destaca la competencia para iniciar el expediente sancionador muchas veces desconocido por la población y más concretamente, por los miembros de los órganos de administración de las sociedades.

Aunque aparentemente podría decirse que no hay ninguna relación entre órganos tan distintos como son el Registro Mercantil, dónde se presentan las Cuentas Anuales para su calificación, y el ICAC, nos encontramos con el artículo 371 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, que es el que viene a establecer el punto de conexión entre ambos organismos de cara al procedimiento sancionador.

En primer lugar, a través de este precepto los Registradores Mercantiles se encuentran obligados a remitir en enero de cada año a la Dirección General de Registros y del Notariado una relación alfabética de las sociedades que, en ese último ejercicio cerrado, han incumplido su obligación de depositar las Cuentas Anuales.

Y, con posterioridad, la Dirección General de Registros y del Notariado notifica, en febrero de cada año, al ICAC el listado anterior para que se puedan incoar los correspondientes expedientes sancionadores. Con lo cual, queda claro que cualquier incumplimiento que se produzca de la citada obligación de presentación de las Cuentas Anuales, por reducido, ínfimo o insignificante que pueda parecer, puede conllevar la iniciación de un procedimiento sancionador por parte del ICAC dada la información cualificada a la que acaba teniendo acceso desde el Registro Mercantil.

A partir de aquí, una vez a la sociedad se le ha comunicado ese inicio del procedimiento sancionador, ésta queda sujeta a un régimen de responsabilidad cuasi objetivo, dado que el ICAC cuenta con los datos facilitados del Registro Mercantil respecto al incumplimiento, y no le es necesario probar prácticamente nada más que la ausencia de depósito de Cuentas Anuales o, en su caso, de la caducidad del asiento de presentación de las cuentas anuales en caso de que no se haya subsanado los defectos notificados en la presentación de las Cuentas Anuales por parte del Registrador Mercantil.

La jurisprudencia ha construido desde este punto su posición respecto a los incumplimientos que pueden iniciar estos procedimientos, siendo especialmente restrictivo en cuánto a los motivos que la sociedad puede alegar para justificar el cumplimiento tardío u el incumplimiento de esta obligación.

La Audiencia Nacional, en Sentencia de fecha 14 de mayo de 2004 (Rec. 725/2001) trató de corregir determinadas posiciones que en el pasado se habían adoptado por los órganos de administración de las sociedades, en el sentido de entender que una presentación fuera de plazo de las Cuentas Anuales, si venía anidada con una calificación positiva del Registrador Mercantil, ya imposibilitaba la iniciación del expediente sancionador al entenderse cumplida dicha obligación.

Así pues, con esta sentencia se trató de ilustrar cómo, de forma totalmente acertada, la infracción contempla no sólo el mero incumplimiento material de esta obligación, sino el cumplimiento fuera del plazo establecido por la normativa, aunque esa presentación tardía de las Cuentas Anuales hubiera obtenido la calificación positiva por parte del Registrador Mercantil.

Todo ello, entendiendo pues que el tipo infractor abarca no solamente el incumplimiento material y formal de dicha obligación, sino también el cumplimiento tardío de dicha obligación más allá de los plazos establecidos por la normativa mercantil.

A mayor abundamiento, la Sentencia de la Audiencia Nacional de 17 de julio de 2024 (Rec. 869/2023) ha dictaminado que este régimen sancionador “se construye sobre la base del incumplimiento de la obligación recogida en el art. 279 del TRLSC y este precepto construye la obligación cuyo incumplimiento puede dar lugar a sanción a expensas de la presentación en un determinado plazo de las cuentas anuales para su depósito, que no del depósito efectivo de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, ya que en pura lógica no se puede prever el resultado de la calificación registral ni en su contenido ni en su temporalidad (…)”.

Básicamente, la posición final que adopta la Audiencia Nacional es más que prudente, ya que lo que se está sancionando no es el incumplimiento de que las Cuentas Anuales no tengan su correspondiente calificación positiva por parte del Registrador Mercantil, sino que como recuerda la primera sentencia citada, se está sancionando el incumplimiento del plazo de presentación de las Cuentas Anuales para su depósito o, en función de determinados casos, el incumplimiento del plazo de subsanación de los defectos que el Registrador Mercantil pone de manifiesto a la sociedad respecto a un concreto depósito de Cuentas Anuales.

Por lo tanto, la ausencia de subsanación de estos defectos dentro del plazo establecido por el artículo 65 del Reglamento del Registro Mercantil produce la caducidad del asiento y, como última consecuencia, el incumplimiento del depósito de las Cuentas Anuales, con el ICAC quedando pendiente de la comunicación de la Dirección General de Registros y del Notariado para poder iniciar el correspondiente procedimiento sancionador.

Por último y no por ello menos importante, no hay que desmerecer las sanciones pecuniarias que el ICAC puede imponer a las sociedades que incumplan dicha obligación, que se encuentran reguladas de forma concreta en el apartado 2 de la Disposición Adicional Undécima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas:

  • 0,5% del importe total del activo + 0,5% del importe neto de la cifra de negocios del último ejercicio declarado ante la Administración Tributaria, siendo obligación de la sociedad aportar dicha información al ICAC.
  • Importe mínimo de 1.200,00 euros.
  • Importe máximo de 60.000,00 euros. En sociedades o grupos de sociedades que tengan un volumen de facturación superior a 6.000.000,00 euros, el límite máximo de la multa se incrementa hasta los 300.000,00 euros.
  • Si la aplicación del 0,5% sobre ambos parámetros es mayor que el 2% del capital social (criterio residual) se cuantificará la sanción con una reducción del 10%.
  • En el supuesto de no facilitar dicha información, la sanción pecuniaria se fijará en el 2% del capital social de la sociedad según los datos que obren en el Registro Mercantil.

De modo que, ignorar esta obligación con tal de ganar tiempo de cara a solucionar problemas societarios, mercantiles y, quién sabe, familiares, que impiden su correcto cumplimiento, supone una auténtica trampa que muchos órganos de administración tienden de forma totalmente inadvertida a sus propias sociedades sin darse cuenta de los efectos que esto puede llegar a suponer.

Lo que hoy puede suponer una decisión totalmente inocua, mañana puede conllevar una sanción totalmente inesperada, un problema de gran calado mercantil o incluso una barrera para acceder a financiación por parte de la sociedad. Y este hecho, el no presentar en plazo las Cuentas Anuales, en un ecosistema cada vez más regulado y vigilado, supone pan para hoy, y hambre para mañana.