Hasta hace poco, parecía que las palabras tecnología y Derecho, no es que carecieran de conexión entre una y otra, sino que se presentaban casi como antónimas, irreconciliables, relación entendida por los juristas como una complicación añadida a una profesión ya de por sí compleja. La realidad, hoy, es otra.
O si no lo es, un 78% de los encuestados por el Consejo General de la Abogacía Española considera que debería serlo, y declara que es importante implantar la tecnología como palanca para ganar eficiencia y prestar un mejor servicio. Solo el 19%, no obstante, posee un plan de implementación.
Son cuatro las áreas que actualmente presentan mayor posibilidad de automatización mediante el uso de herramientas mecanizadas: gestión documental, análisis de expedientes y búsqueda de información; comunicación con clientes y comunicación con la Administración de Justicia.
Respecto a la gestión documental, solo un 10% de los abogados utiliza plantillas predefinidas, dejando de lado las herramientas colaborativas, que solo se emplean a nivel interno y escasamente. Su uso, cabe subrayar, ha sido impulsado por los letrados entre 25 y 35 años, que abogan por políticas de “papel 0” en sus despachos, reduciendo desde 2019 su uso hasta en un 44%.
Un 50% de los letrados no posee tecnologías avanzadas para su actividad diaria, y solo un 6% emplea la conocida como inteligencia artificial. El análisis de expedientes y búsqueda de documentación se identifica como un área clave de mejora mediante la instauración de herramientas avanzadas de búsqueda y análisis de documentos y mecanismos de automatización del seguimiento de procesos que ya se emplean en otros países.
El intercambio de información con los clientes, tan abandonado en el pasado, se ve favorecido por herramientas que refuerzan no únicamente ese primer contacto abogado-cliente, sino también toda la comunicación a lo largo del proceso. Pese a que el uso de la firma electrónica se ha extendido y ya la emplean un 63% de los abogados, tecnologías como los smartcontracts o las plataformas ad hoc de negociación aún no se han asentado en España.
La última de las tareas de las cuales la digitalización posibilita su perfeccionamiento es la comunicación con la Administración de Justicia, una relación bilateral que requiere un desarrollo por ambas partes y que, a nuestro entender, resulta insuficiente del lado de nuestras Administraciones Públicas. Pese al establecimiento de medidas como el Plan Justicia 2030, a nivel estatal, o la implantación del programa que sustituirá al actual y desfasado Cicerone desde la Comunidad Valenciana, tan solo una cantidad mínima del presupuesto total del Ministerio de Justicia se destina a la transformación digital.
Esta es la muestra concluyente de que los distintos estamentos que componen nuestra economía son esencialmente asimétricos desde un punto de vista tecnológico. Sectores como la hostelería y la restauración, la sanidad -especialmente en su vertiente privada- o la industria automovilística, no únicamente dedican mayor financiación a su adaptación y progreso en materia digital, sino que gran parte de estos procesos han sido asumidos ya por sus clientes, presentándose como negocios potencialmente más eficientes y rentables. La automatización de procedimientos y la implementación del Big Data son algunas de las ventajas en las que han consolidado su modernización tecnológica, con ejemplos tan ilustrativos como aplicaciones de servicios de telemedicina, por un lado, o la digitalización de la carta y uso de QR, por otro.
Pero, volviendo a la realidad de la comunidad jurídica, en el presente inmediato son dos las oportunidades que surgen y de las que debemos valernos e impulsar en la medida de nuestras posibilidades.
La primera es el Anteproyecto de Ley de Medidas de Eficiencia Procesal del Servicio Público de Justicia emitido el 4 de diciembre de 2020, y en cuyo Título III se prevé la transformación digital de la Administración de Justicia, mediante la implantación de comunicación en línea a través de la sede judicial electrónica; el empleo de la firma electrónica, sistemas de sello electrónico y documentos con CSV; la creación de un Archivo electrónico de expedientes y un Archivo Judicial Digital Central; y, por último, el registro electrónico de apoderamientos. Desde un punto de vista de los servicios públicos de Administración de Justicia, esta se presenta como el medio idóneo para desarrollar su funcionamiento en condiciones de eficiencia operativa en una coyuntura social y económica de efervescencia tecnológica propiciada por la crisis sanitaria de la COVID-19.
El segundo de los refuerzos que se nos tiende es el Plan de Recuperación Europeo, presentado como un plan next generation cuyo presupuesto se destinará casi en un 20% a España, inyectando un paquete de ayudas concebido como herramienta para la recuperación no únicamente de la realidad actual, sino para hacer frente también a las incertidumbres del futuro. Estas ayudas, que se harán efectivas en el período 2021-2024, ya han comprometido un 70% en los dos primeros años, y un 50% se destinará a la modernización, incluyendo la innovación y economía digital de áreas como la jurídica.
Pese a la resistencia vigente de algunas figuras minoritarias más tradicionales en el sector, esta tendencia ya se ve impulsada por -y para- la sociedad y que, como vemos, se ha hecho eco incluso en las instituciones públicas. Ya en 1996 Robert Susskind afirmaba que el e-mail se convertiría en el canal más empleado entre abogados y clientes. Tras el paralelismo innegable de esta afirmación con nuestro presente más cotidiano, cabe atender a su nuevo pronóstico: “En 2030, el uso de herramientas de IA estará plenamente extendido en la profesión” y preguntarnos, por fin, cómo materializar esta inaplazable transformación digital.
Desde Varona Legal & Numbers, son tres los pilares que hemos considerado claves para propiciar un acercamiento definitivo entre el sector legal y el tecnológico.
El primero, denominado Inteligencia empresarial o business intelligence -BI- consiste en la obtención de datos para transformarlos en información y que posteriormente se convertirán en conocimiento útil para la toma de decisiones, en este caso, jurídicas. Uno de los ejemplos más notables son Jurimetría o sus versiones anglosajonas, Premonition y Lex Machina, herramientas de analítica jurisprudencial que permiten definir la estrategia procesal más idónea para cada caso, basándose en el análisis de millones de decisiones judiciales y reduciendo así el tiempo dedicado a actividades de preparación del caso.
La segunda herramienta indispensable es la Planificación de recursos empresariales, comúnmente conocida como ERP por sus siglas en inglés –enterprise resource planning-. Este sistema de gestión de recursos empresariales tiene como objetivo integrar los departamentos. Donde antes existía un programa especializado para cada uno, ahora podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia. Un gran ejemplo de la tecnología descrita es Lexnet, un sistema de gestión de notificaciones telemáticas desde los juzgados a los profesionales de la justicia, tanto abogados como procuradores, usado en la Administración de Justicia española.
Y, por último, inserto en el sistema ERP, cabe mentar la relevancia de la Gestión de las relaciones con los clientes o customer relationship management -CRM-. Se trata de una estrategia para administrar todas las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes potenciales y existentes y que ayuda a los abogados a mantenerse en contacto con los mismos, agilizando los procesos y mejorando la rentabilidad. Una herramienta que conviene citar son los conocidos como chatbots, que toman forma de compañeros virtual y cuyo uso en otros sectores, ha llevado a extender el conocimiento y aceptación de los mismos entre los usuarios.
Parece claro que, en la actualidad, la digitalización no es ya una opción, sino una oportunidad para ofrecer un servicio más eficiente, cualificado y valioso. Los clientes, entendidos como la figura principal en beneficio de los cuales debe gravitar nuestro interés en esta eficiencia técnica, no solo han interiorizado esta generalizada digitalización, sino que la exigen como parte de un servicio adaptado a la realidad que vivimos. Hemos de estar a la altura de esta demanda y adaptar nuestros servicios a las nuevas necesidades que no podemos seguir ignorando. En la era digital, lo más prudente, es atreverse.
Ponencia impartida por Ignacio Varona en la IV Jornada Legaltech,
organizada por la Fundación de Estudios Bursátiles y Financieros el 24 de septiembre de 2021
