Javier Gutiérrez Llamazares
Abogado. Área Compliance.
Un empleado comunica que el director de compras está encargando trabajos a una empresa de un familiar por precios superiores a los habituales. Aporta varias facturas y señala que algunos servicios podrían no haberse prestado. El directivo lleva quince años en la compañía y tiene la confianza de los socios.
La primera reacción puede ser llamarlo para pedirle explicaciones. O restar importancia a la denuncia porque “siempre ha trabajado bien”. Sin embargo, antes de dar esos pasos hay una cuestión que resolver, quién puede comprobar los hechos sin depender de la persona denunciada.
Cuando una comunicación afecta a un directivo, su posición importa. Puede controlar documentos, autorizar pagos y decidir sobre las condiciones laborales de quienes deben declarar. La investigación debe tener en cuenta esa capacidad de influencia, sin convertir el cargo que ocupa en una presunción de culpabilidad.
¿Está obligada la empresa a investigar?
La Ley 2/2023 exige tramitar diligentemente las comunicaciones comprendidas en su ámbito. Esto requiere valorar su contenido y realizar las comprobaciones pertinentes, lo que no obliga necesariamente a abrir una investigación completa por cualquier acusación, por ejemplo, una discrepancia con el director sobre el reparto de vacaciones puede requerir una respuesta de Recursos Humanos, aunque no corresponda tramitarla por el canal de denuncias; derivar el asunto significa darle el cauce adecuado y dejar constancia de ello. Por otro lado, la condición de directivo tampoco justifica un trato de favor.
En nuestro ejemplo, las facturas y la identificación del proveedor ofrecen un punto de partida concreto. Lo razonable sería contrastar los encargos, los precios y la realidad de los servicios. La confianza personal en el director no responde a ninguna de esas preguntas.
En cambio, una frase como “el director de compras hace cosas raras”, sin más detalles, puede requerir una petición de información adicional antes de decidir cómo proceder. Conviene documentar también las razones por las que se archiva una comunicación o se deriva a otro procedimiento.
Que la comunicación sea anónima tampoco justifica descartarla. Si identifica operaciones, fechas o documentos que pueden comprobarse puede ofrecer un punto de partida suficiente para investigar. Por ejemplo, un mensaje sin firma que señala tres facturas por servicios supuestamente inexistentes permite realizar comprobaciones concretas. La denuncia orienta esas comprobaciones aunque por sí sola no demuestra que el directivo haya cometido una irregularidad.
Investigar significa comprobar lo sucedido con una actitud abierta, incluida la posibilidad de que exista una explicación legítima.
La primera decisión, quién investiga al directivo
La Ley 2/2023 exige independencia y autonomía al Responsable del Sistema, que no puede recibir instrucciones sobre el ejercicio de sus funciones.
En la práctica habría que comprobar esa independencia antes de encargar entrevistas o solicitar documentos. No basta con que el investigador tenga un cargo distinto.
Si el director financiero autorizó las facturas denunciadas debe poder explicar su propia intervención. Si la responsable de Recursos Humanos depende del directivo investigado para su retribución o promoción, esa dependencia puede dificultar su actuación. Y si el denunciado es el director general, dejar que elija al investigador y revise sus conclusiones antes de comunicarlas compromete la credibilidad del proceso.
Por eso, conviene dejar definido desde el principio:
- Quién realizará las comprobaciones y qué posibles conflictos de interés presenta.
- Qué documentación y medios necesita.
- A qué órgano o personas no implicadas comunicará sus conclusiones.
Si la comunicación afecta al propio Responsable del Sistema, se debe activar una sustitución sin conflicto de interés, conforme al procedimiento interno y con intervención del órgano competente. Ese supuesto igualmente debería estar previsto antes de que ocurra.
Cómo desarrollar la investigación:
1. Delimitar los hechos y conservar la documentación
El primer trabajo consiste en transformar la comunicación en preguntas comprobables como qué operaciones se cuestionan, quién intervino y qué documentación permitiría aclararlas.
En el ejemplo del director de compras habría que identificar los contratos, pedidos, facturas y justificantes de los servicios. No sería prudente pedirle que seleccionara él solo los documentos que deben examinarse.
También conviene evitar pérdidas de información. Debe quedar constancia de su procedencia y de cómo se han conservado.
2. Valorar medidas temporales según el riesgo
La denuncia no debería provocar automáticamente el apartamiento del directivo. La pregunta práctica es qué podría suceder mientras se comprueban los hechos.
Si sigue autorizando pagos al proveedor cuestionado, puede estudiarse una segunda firma para esas operaciones. Si existe riesgo de alteración de documentos, puede valorarse una limitación temporal de determinados permisos informáticos, todo ello previa revisión jurídica. Esta medidas deben ser proporcionadas, revisables y justificadas por escrito.
3. Obtener pruebas respetando los límites legales
El ordenador de empresa no es un espacio sin privacidad. El artículo 87 de la LOPDGDD protege la intimidad en los dispositivos laborales y exige criterios de uso e información a los trabajadores. Cuando se permite el uso privado, deben establecerse garantías específicas.
Por ejemplo, antes de revisar el correo del director de compras, habrá que analizar las políticas comunicadas, la finalidad del acceso y su alcance. Una búsqueda relacionada con un proveedor y un periodo concreto puede resultar más justificable que revisar años de correspondencia. No obstante, delimitar la búsqueda no debe sustituir la valoración jurídica previa. Asimismo, en las entrevistas habría que preguntar por hechos concretos y evitar preguntas que ya den por cierta la acusación. No es lo mismo preguntar “¿por qué permitió ese fraude?” que “¿cómo se aprobó esta factura y qué documentación se comprobó?”.
4. Escuchar al directivo y proteger a quien informa
El directivo tiene derecho a conocer los hechos atribuidos y ser oído, preservando su presunción de inocencia. También deben protegerse la confidencialidad y al informante frente a represalias.
En nuestro ejemplo, el director puede explicar que el proveedor era el único capaz de atender una reparación urgente. Esa versión debe contrastarse, quizás existan correos y partes de trabajo que la confirmen, o quizás los documentos la contradigan.
Respecto del informante conviene revisar decisiones posteriores especialmente sensibles. Si pierde responsabilidades poco después de denunciar habrá que comprobar qué motivos existen y quién adoptó la decisión. La protección frente a represalias no impide adoptar medidas laborales legítimas y ajenas a la comunicación, pero sus razones deben poder acreditarse. Por ejemplo, si un cambio de funciones ya estaba previsto por una reorganización, conviene conservar la documentación que lo demuestre. También deben atenderse presiones menos visibles como excluir al informante de reuniones o insinuar que su continuidad depende de retirar la denuncia.
5. Controlar los plazos y la posible remisión a las autoridades
En el procedimiento de la Ley 2/2023, el acuse se remite en siete días naturales, salvo riesgo para la confidencialidad. La respuesta tiene un máximo de tres meses, ampliable otros tres por especial complejidad. Los indicios delictivos exigen remisión inmediata al Ministerio Fiscal —a la Fiscalía Europea cuando afecten a los intereses financieros de la Unión—.
El informe debe permitir decidir también cuando no confirma la denuncia
El informe tiene que explicar qué se ha comprobado, qué pruebas lo respaldan y qué extremos siguen sin aclararse. Las conclusiones deben llegar al órgano competente para decidir, resolviendo los conflictos de interés que pudieran existir.
Volvamos al director de compras. La investigación podría confirmar que todos los trabajos se realizaron y que el precio estaba justificado, pero revelar que ocultó su relación familiar con el proveedor y omitió un control interno. Eso exige una valoración distinta de la que correspondería a servicios ficticios o pagos personales.
También puede ocurrir que no se acrediten irregularidades. En ese caso, procede cerrar el expediente de forma motivada.
El cierre del expediente debe ir acompañado, cuando proceda, de medidas para corregir las deficiencias detectadas, aunque no se confirme la acusación inicial. Si se observa que el director podía seleccionar al proveedor y aprobar sus pagos sin supervisión, puede acordarse una segunda autorización. Para que la medida se aplique conviene concretar quién la implantará, en qué plazo y quién comprobará su funcionamiento.
Si se plantearan sanciones, un despido o el cese de funciones habrá que revisar la relación jurídica del afectado.
