Si a la hora de impugnar un acto administrativo observamos que el expediente está incompleto, alegar y fundamentar la relevancia de esta falta de documentación aumentará considerablemente las posibilidades de éxito de nuestro recurso, ya sea en la vía administrativa o judicial.

Según la doctrina y la jurisprudencia, el expediente administrativo es el conjunto ordenado de actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a las resoluciones administrativas. De hecho, es algo que va incluso más allá de la prueba por cuanto es el instrumento de plasmación del proceso y de formación material de la voluntad administrativa.

Por ello, una sustantiva falta de documentación en el mismo será, en principio, suficiente para que el órgano revisor determine la improcedencia del acto administrativo impugnado sin necesidad de entrar a valorar el fondo de la cuestión. Recordemos que es el ente público el que tiene la obligación de acreditar los elementos materiales y formales que le permitan sostener su decisión – de acuerdo con el art. 105 LGT – y que un incumplimiento de la Administración no puede perjudicar al reclamante.

En este sentido, el Tribunal Económico-Administrativo Central en su resolución de fecha de 15 de junio de 2016 núm. 00/4562/2014 subraya que este defecto es de carácter material o sustantivo y no es subsanable, al igual que tampoco puede verse suplido con el intento de imponer a los propios órganos administrativos revisores el deber de requerir la compleción del expediente. Todo ello en los siguientes términos:

El mismo razonamiento es compartido por el Tribunal Supremo que ya desde su Sentencia de fecha de 9 de marzo de 2004 (Rec. Núm. 333/2000) afirmaba que “el defecto de remisión del expediente administrativo o de completitud del expediente remitido, como es el caso, sólo pude perjudicar a la Administración obligada a enviarlo”.

Los argumentos anteriores nos resultarán de clara utilidad, entre otros supuestos, para el caso de que en el expediente no se encuentre la liquidación provisional que da lugar a un procedimiento de apremio, la providencia de apremio que da lugar a una diligencia de embargo o falte el acuse de recibo de cualquiera de los actos administrativos señalados… No obstante, pueden ser aplicables en más ocasiones de las que en un principio pudiera parecer.

Pensemos, por ejemplo, en un supuesto en el que la Administración pretende hacer responsable al administrador de una sociedad de las deudas tributarias de la misma. Este supuesto es enjuiciado por la Sentencia del Tribunal Supremo de fecha de 3 de abril de 2018 (Rec. Núm. 427/2017) en la que el tribunal, en aplicación del art. 174.5 LGT, resuelve de forma favorable al responsable derivado al entender que no ha podido impugnar adecuadamente el acuerdo de derivación por habérsele facilitado un expediente insuficiente o, con razón de más, resultarán aplicables en aquellos casos en los que la Administración pretenda derivar una responsabilidad tributaria ya derivada y no ofrezca un expediente completo.

Incluso también tendrán cabida a la hora de impugnar la resolución dictada en un procedimiento retrotraído si no se incorpora al expediente el acuse de recibo, por parte de la Administración, de la resolución que ordena la retroacción. Esto se debe a que, de no constar en el expediente este acuse de recibo, el reclamante no podrá conocer cuando se inició el cómputo del plazo restante del procedimiento original y, por tanto, no podrá verificar si la resolución administrativa impugnada fue temporánea o extemporánea. En síntesis, si conseguimos acreditar que el expediente administrativo está sustancialmente incompleto, es muy probable que el órgano revisor opte por anular el acto impugnado, sin entrar a valorar el fondo, al no poder desempeñar de forma adecuada su función revisora y haberse limitado materialmente el derecho a la defensa del reclamante.